15 Αλλαγές στη Διοργάνωση Εκδηλώσεων από Επιχειρήσεις αλλά και Ιδιώτες
Του Παναγιώτη Μοίρα* By Panagiotis Moiras*
Συνέδρια, σεμινάρια, γενικές συνελεύσεις, παρουσιάσεις είναι μόνο ορισμένες από τις γνωστότερες εκδηλώσεις που αξιοποιούνται για επαγγελματικούς λόγους, για σκοπούς ανταλλαγής γνώσεων, εμπειριών και δικτύωσης από τις επιχειρήσεις. Υπάρχουν όμως και οι άλλες εκδηλώσεις, αυτές οι οποίες είναι άρρηκτα συνδεδεμένες με την κουλτούρα και την παράδοση ενός τόπου. Εκδηλώσεις, οι οποίες ιδιαίτερα στην χώρα μας αποτελούν μέρος της «ταυτότητάς» μας. Οι εκδηλώσεις αυτές κατά κύριο λόγο αναλαμβάνονται με πρωτοβουλία ιδιωτών και στόχο έχουν την αναψυχή και τη διασκέδαση με αφορμή ένα χαρμόσυνο γεγονός όπως είναι για παράδειγμα ο γάμος ή η γέννηση. Στην ίδια κατηγορία ανήκουν και οι εκδηλώσεις που διοργανώνονται από τοπικούς φορείς ή άλλες συλλογικότητες που παράλληλα με την αναψυχή, αποσκοπούν και σε κάποια είδους συλλογική προβολή, όπως για παράδειγμα ενός τουριστικού προορισμού ή ενός χαρακτηριστικού τοπικού προϊόντος.
Η διοργάνωση εκδηλώσεων είναι μια επαγγελματική δραστηριότητα η οποία, όπως γίνεται αντιληπτό είναι από τις πλέον επηρεαζόμενες συνεπεία της πανδημίας του covid-19. Εντούτοις, οι επαγγελματίες τους χώρου είναι αισιόδοξοι. Όπως χαρακτηριστικά αναφέρει η Rebecca Brennan-Brown, διευθύντρια γνωστού βρεττανικού οίκου δημοσίων σχέσεων στο περιοδικό Conference & Incentives Travel (C&IT), «η βιομηχανία θα ανακάμψει στην μετά-κορωναϊό εποχή, αλλά ο τρόπος διεξαγωγής των εκδηλώσεων δεν θα είναι ο ίδιος». Και πράγματι, όπως αναφέρεται, η βιομηχανία έχει ήδη «κωδικοποιήσει» τις αλλαγές που αναμένεται να εμφανιστούν στα 15 σημεία που ακολουθούν.
- Αυξημένη ζήτηση χώρων μεγαλύτερης χωρητικότητας
Ο πιο εύκολος τρόπος να επιτευχθεί η διατήρηση των αποστάσεων μεταξύ των ατόμων είναι να συγκεντρωθούν σε μεγαλύτερους χώρους. Αναμένεται σημαντική αύξηση της ζήτησης μεγαλύτερων χώρων (περισσότερων τετραγωνικών μέτρων) καθώς οι διοργανωτές θα επιδιώκουν να συμμορφωθούν με τα νέα μέτρα «κοινωνικής αποστασιοποίησης».
2. Αλλαγή στη διαρρύθμιση των θέσεων ακροατηρίου (κατάργηση του theatre-style)
Για τους περισσότερους επαγγελματίες του χώρου η κλασσική διαρρύθμιση των θέσεων των θεατών (όπως στο θέατρο, theatre-style) ποτέ δεν ήταν η καλύτερη διότι ευνοούσε την αποξένωση μέσα στο πλήθος. Ολοένα και πιο δημοφιλής θα γίνουν πλέον οι διαρρυθμίσεις τύπου «U» (U-shape) οι οποίες διευκολύνουν περισσότερο την διαδραστικότητα, τις συζητήσεις αλλά και μπορούν οι συμμετέχοντες να διατηρήσουν μεγαλύτερες αποστάσεις μεταξύ τους.
3. Ανέπαφη εγγραφή
Η χωροθέτηση και λειτουργία του σημείου εγγραφής (registration) των συμμετεχόντων για παράδειγμα σε ένα συνέδριο αποτελεί μια κλασσική διαδικασία για τις εκδηλώσεις αυτές. Αποτελεί όμως και έναν χώρο συνωστισμού με αρκετές επαφές σε κοινές επιφάνειες (π.χ για τα διαπιστευτήρια και τα διακριτικά με τα ονόματα των συνέδρων).
Η εκτύπωση των διαπιστευτηρίων από το σπίτι και το σκανάρισμά τους σε προκαθορισμένα σημεία του συνεδριακού χώρου αποτελεί μια λύση που μπορεί να υιοθετηθεί και μετά το πέρας της πανδημίας.
4. Απόσταση μεταξύ των εκθεσιακών περιπτέρων
Είμαστε συνηθισμένοι να βλέπουμε μεγάλους εκθεσιακούς χώρους γεμάτους με περίπτερα εκθετών το ένα δίπλα στο άλλο.
Καθώς οι εκθεσιακοί αυτοί χώροι θα αρχίσουν και πάλι να λειτουργούν, θα πρέπει να σκεφτούμε την αποφυγή του συνωστισμού και να διατηρηθούν οι κατάλληλες αποστάσεις και μεταξύ των εκθεσιακών περιπτέρων.
5. Μη επανδρωμένα εκθεσιακά περίπτερα
Τους διοργανωτές εκδηλώσεων θα πρέπει να τους απασχολήσει ο αριθμός των ατόμων που επανδρώνουν τα εκθεσιακά περίπτερα.
Από τη μία υπάρχει ο ίδιος ο λόγος της δημιουργίας των περιπτέρων που δεν είναι άλλος από την ενθάρρυνση στην αλληλεπίδραση των ατόμων (π.χ πωλητών-αγοραστών) και από την άλλη υπάρχει ο φόβος της διάδοσης του ιού. Τι θα επικρατήσει; Ο φόβος, η λογική, η συμμόρφωση ή η ανάγκη της ανθρώπινης επαφής;
Όπως και να έχει, θα χρειαστεί να σκεφτούμε έξυπνους τρόπους ούτως ώστε να ενθαρρυνθεί η συμμετοχή χωρίς αλληλεπίδραση από κοντά. Περίπτερα τα οποία θα διαθέτουν έντονο δημιουργικό, καλλιτεχνικό χαρακτήρα και θα είναι ελκυστικά «στο μάτι», με έξυπνο σχεδιασμό, θα είναι περισσότερο σημαντικά από ποτέ.
6. Κατάργηση των στρογγυλών τραπεζιών
Ο χώρος των καθήμενων στα στρογγυλά τραπέζια, ιδιαίτερα σε δεξιώσεις γάμων και άλλες παρόμοιες εκδηλώσεις, ήταν ανέκαθεν στενός. Το να κάθονται 10 άτομα γύρω από ένα τραπέζι διαμέτρου 1,5 μέτρου μπορεί μέχρι σήμερα να ήταν αποδεκτό. Στην πραγματικότητα όμως δεν ήταν καθόλου άνετο και πριν από τα μέτρα κοινωνικής αποστασιοποίησης! Αυτό είναι κάτι που μπορεί με αφορμή την πανδημία επιτέλους να αλλάξει.
Οι επαγγελματίες του χώρου παγκοσμίως καλούνται να αντικαταστήσουν τα στρογγυλά τραπέζια με μακρόστενα. Ένα συγκριτικό πλεονέκτημα για την Κύπρο καθώς η συνάθροιση γύρω από μακρόστενα τραπέζια ήταν πάντα χαρακτηριστικό της κουλτούρας και της παράδοσής μας.
7. Μικρόφωνα και εφαρμογές κινητών τηλεφώνων
Η γνωστή διαδικασία της μεταφοράς του μικροφώνου από το ένα άτομο στο άλλο κατά τη διάρκεια των ερωτήσεων στο τέλος των παρουσιάσεων είναι κάτι το οποίο θα πρέπει να θεωρήσουμε ως μια άκρως επικίνδυνη πρακτική του παρελθόντος. Πώς μπορεί όμως να αντικατασταθεί;
Οι εξειδικευμένες εφαρμογές (apps) εκδηλώσεων θα γίνουν ακόμη περισσότερο δημοφιλείς. Υπάρχουν αρκετές εφαρμογές οι οποίες επιτρέπουν στους συμμετέχοντες μιας εκδήλωσης να υποβάλουν τα σχόλια και τα ερωτήματά τους από το τηλέφωνό τους και αυτά να εμφανιστούν σε ειδικές οθόνες που χρησιμοποιηθούν οι ομιλητές.
8. Σημεία απολύμανσης
Μια απαραίτητη νέα προσθήκη στους χώρους εκδηλώσεων είναι και τα σημεία απολύμανσης. Τέτοια σημεία έχουν ήδη γίνει σταθερά σημεία αναφοράς τόσο σε ξενοδοχεία, όσο και σε άλλους χώρους εκδηλώσεων.
9. Αλλαγές στους χώρους παροχής υπηρεσιών τροφοδοσίας
Η χρήση των μπουφέ έχει ήδη επισημανθεί ως ιδιαίτερα επικίνδυνη και η χρήση τους ήταν από τις πρώτες που απαγορεύτηκαν στην εστίαση κατά την περίοδο της καραντίνας.
Οι προσυσκευασμένες σε χάρτινα κουτιά, ατομικές μερίδες οι οποίες ετοιμάζονται σε κουζίνες οι οποίες ακολουθούν αυστηρά πρωτόκολλα υγιεινής, αναδεικνύονται ως μια πιθανή λύση η οποία μειώνει σημαντικά τις πιθανότητες μετάδοσης του ιού.
10. Τσάι και καφές
Ομοίως και ο τρόπος σερβιρίσματος (self-service) του καφέ θα πρέπει να θεωρείται μια πρακτική του παρελθόντος.
Ποτήρια μια χρήσης θα χρησιμοποιούνται ολοένα και περισσότερο με τη βοήθεια από ένα μόνο άτομο του προσωπικού το οποίο θα σερβίρει ποτά και άλλα ροφήματα, έχοντας βεβαίως λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα προστασίας.
11. Δικτύωση/επαφές/γνωριμίες (networking)
Το γνωστό σε όλους networking είναι ένας από τους σημαντικότερους λόγους συμμετοχής σε εκδηλώσεις. Για αυτό τον λόγο θα πρέπει να ληφθούν όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε αυτό να συνεχίσει να γίνεται με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα.
Η παραδοσιακή συνάθροιση, όρθιοι γύρω συνήθως από ψηλά τραπέζια, με ένα ποτό στο χέρι θα είναι δύσκολο να τύχει σωστής διαχείρισης. Η υιοθέτηση δικτύωσης καθήμενων, με έναν παρόμοιο τρόπο που γίνεται το «speed networking», προβάλει ως μια σαφώς ασφαλέστερη επιλογή.
12. Υπηρεσίες ταχείας απολύμανσης/καθαριότητας
Η πρόβλεψη για ύπαρξη ενός ατόμου, ή μιας ομάδας ατόμων τα οποία θα μπορούν άμεσα και γρήγορα να καθαρίζουν και να απολυμαίνουν δωμάτια και χώρους, είναι πλέον απαραίτητη. Η τακτική απολύμανση αντικειμένων όπως πόμολα, επιφάνειες και αντικείμενα κοινής χρήσης είναι επιτακτική.
13. Σήμανση
Η σωστή σήμανση ήταν ανέκαθεν συστατικό στοιχείο των επιτυχημένων εκδηλώσεων. Πλέον η σήμανση γίνεται και απαραίτητη όχι μόνο για την τήρηση της τάξης π.χ σε ένα πολυπληθές συνέδριο, αλλά και για την υπενθύμιση και υπόδειξη του τρόπου τήρησης των κανόνων υγιεινής.
14. Μείωση αριθμών
Θα πρέπει να είναι αναμενόμενη αλλά και επιδιωκόμενη από τους διοργανωτές η σημαντική μείωση του αριθμού των συμμετεχόντων στις διάφορες εκδηλώσεις. Μια πρόβλεψη η οποία σίγουρα παίζει σημαντικό ρόλο και στα οικονομικά μια εκδήλωσης. Λιγότερα άτομα, σημαίνει λιγότερο ρίσκο μετάδοσης.
15. Περιβαλλοντικά θέματα
Μολονότι η πρόληψη σε θέματα covid-19 αποτελεί ύψιστη προτεραιότητα τόσο για επιχειρήσεις όσο και για ιδιώτες, δεν πρέπει να παραγνωριστεί το γεγονός ότι η επαγγελματίες του χώρου της διοργάνωσης εκδηλώσεων έχουν κάνει τεράστια πρόοδο σε ότι αφορά τη μετατροπή του επαγγέλματός τους σε όσο το δυνατόν περισσότερο περιβαλλοντικά φιλικό.
Οι καινοτόμες περιβαλλοντικά παρεμβάσεις, όπως τα βιοδιασπόμενα μαχαιροπήρουνα και οι φορητές μνήμες (memory sticks) κατασκευασμένες από ανακυκλώσιμο πλαστικό είναι όχι μόνο επίκαιρες αλλά και απόλυτα ευθυγραμμισμένες στο πνεύμα των αλλαγών που η πανδημία επιτάσσει.
*Ο Παναγιώτης Μοίρας είναι Διευθυντής Μάρκετινγκ του Ομίλου Εταιρειών Highworth (Cyprus) Ltd, μέλος του Chartered Institute of Marketing στο Ην. Βασίλειο. panagiotis@highworth.co
